Temat: Dokumentacja pracownicza w praktyce –najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców i jak ich unikać? Zmiany przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Szkolenie przewidziane na 1dzień x7 godzin, 2 dzień x 6 godzin.
| Lp. | data | dzień | j. dydakt. | godziny | przerwy |
| 1 | 16.07.2024 | wtorek | 7 | 8:30-14:15 | 30min. |
| 2 | 17.07.2024 | środa | 6 | 8:30-13:30 | 30min. |
| 13 |
PROGRAM:
I. Ogólne zagadnienia związane z pojęciem dokumentacji pracowniczej
Podstawa prawna.
- Akta osobowe pracownika i dokumentacja zatrudnienia na poszczególnych etapach- od rekrutacji do rozwiązania umowy o pracę.
- Dane pozyskiwane od pracowników w procesie rekrutacji . Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna, ogłoszenie rekrutacyjne,
- Zasady dyskryminacji w czasie rekrutacji.
- Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji .
- Zasady zadawania pytań podczas rekrutacji: warunki zatrudnienia, dane ujawniane za zgodą kandydata na pracownika, plany rodzicielskie, przynależność do związków i partii politycznych .
- Wykonywanie pracy podczas rekrutacji.
- Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy.
- Profilaktyczne badania lekarskie – skierowanie.
- Dokumenty dobrowolnie przedstawiane przez kandydata do pracy.
- Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika.
- Informacje o warunkach zatrudnienia.
- Zakres obowiązków.
- Potwierdzenie o zapoznaniu się przez pracownika z regulacjami prawa pracy.
- Przetwarzanie danych osobowych
- Umowa o zakazie konkurencji0
- Szkolenia BHP .
- Umowa o odpowiedzialności materialnej.
- Założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.
- Zgłoszenie pracownika do Ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych .
- Ewidencja czasu pracy.
III. Zasady przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem.
- Zagadnienia dotyczące elementów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – (akta osobowe, ewidencja czasu pracy, pozostała dokumentacja pracownicza);
- Podział akt osobowych na 5 części:
- Zasada układu chronologicznego i numeracji w każdej części.
- Wykaz akt osobowych – wymiana i korekta dokumentów.
- Zasady przyjmowania tylko kopii i odpisów dokumentów.
- Zasady poprawnego gromadzenia dokumentów w aktach osobowych
- Praktyczne rozumienie pojęcia „oddzielnego” prowadzenia dokumentacji;
- Zmiany w okresach przechowywania dokumentacji (akt osobowych, ewidencji, rozkładów czasu pracy, list obecności, wniosków urlopowych, itp.);Stanowisko PIP
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sytuacjach szczególnych.
- Dowód w postępowaniu
- Ponowne zatrudnienie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
- Nowe obowiązki pracodawcy w związku z ustaniem stosunku pracy
- Wydawania kopii dokumentacji;
- Niszczenie dokumentacji
- Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji.
- Elektronizacja dokumentacji –zasady prowadzenia dokumentacji
jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej, zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. - Konsekwencje niedopełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy.
- Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy.
- Część B akt osobowych- zasady i rodzaj gromadzenia dokumentacji. Uwzględnienie zmian w prowadzeniu akt osobowych:
- umowa o pracę i powiązane z nią dokumenty.
Zmiana umowy o pracę- wypowiedzenie zmieniające .
Podstawowa i rozszerzona informacja o zatrudnieniu.
Dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich.
Skierowania dotyczące badań pracowniczych.
Szkolenia BHP – zaświadczenia.
Dokumentacja związana z nagradzaniem pracowników , podnoszeniem kwalifikacji i ocenianiem .
V.
- Zagadnienia związane z ustaniem zatrudnienia i dokumentacja pracownicza z tym związana.
- Część C akt osobowych.
- Dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
- Wnioski o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy.
- Obowiązek przechowywania kopii wydanego świadectwa pracy pracownikowi.
- Zajęcie wynagrodzenia za pracę – potwierdzenie dokonania czynności z tym związanych.
- Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
- Skierowanie na badania lekarskie pracownika w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działania substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
- Część D akt osobowych- kary porządkowe.
- Podziału akt na podzbiory.
- Zasady postępowania przy gromadzeniu dokumentacji pracowniczej związanej ukaraniem pracownika . Zatarcie kary porządkowej.
- Część E akt osobowych- badanie trzeźwości pracowników – nowe zasady prowadzenia akt osobowych.
Podział część E akt osobowych. Zasady gromadzenia dokumentów. Wzory dokumentów.
DZIEŃ 2
- Pozostała dokumentacja pracownicza- zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i sposoby gromadzenia dokumentów.
- Zasada prowadzenia dokumentacji indywidualnej:
a). ewidencja czasu pracy,
b). ubieganie i korzystanie z urlopu wypoczynkowego
c). karta wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy.
d). rejestry ewidencji przydziału odzieży roboczej i obuwia roboczego,.
- Dokumentacja zbiorowa : rejestr chorób zawodowych i wypadków podejrzenia o choroby zawodowe.
- Możliwość wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
- Ewidencja czasu pracy – praca na dokumencie.
Akta osobowe – instrukcja prowadzenia .
Dokumentacja pracownicza dla nowego pracownika – zbiór wzorów.
- Co dalej z aktami pracownika -czy akta pracownika idą za nim do kolejnego pracodawcy?
- Zagadnienia problemowe – gdzie umieszczamy dokumenty nie sklasyfikowane w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
6. Świadectwo pracy - zasady prawidłowego wypełniania i wydawania. Zmiany w świadectwie pracy od 23 maja 2023 r.
WYKŁADOWCA:
Aldona Wiejak-Głuszko
Prawnik, specjalista ds. prawa pracy z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ukończyła aplikację sądową. Doświadczenie zawodowe nabyła pracując jako specjalista w Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie w latach 2008-2019, gdzie udzielała porad prawnych, przygotowywała analizę i opinie prawne z zakresu prawa pracy, zajmowała się współpracą z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe). Współpracowała z lokalnymi mediami oraz brała czynny udział akcjach promocyjno-prewencyjnych organizowanych przez PIP. Obecnie prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla pracodawców, pracowników oraz związków zawodowych.
ORGANIZACJA:
Zajęcia prowadzone będą wg harmonogramu.
Miejsce szkolenia:
stacjonarnie: siedziba SKwP ul. Zwycięstwa 148, Koszalin (I piętro)
online: platforma Teams
Uczestnicy otrzymają komplet materiałów dostosowanych do programu zajęć.
DODATKOWE INFORMACJE:
- 650 zł - dla członków wspierających SKwP Oddział Okręgowy w Koszalinie z opłaconą na bieżąco składką
- 722 zł - dla pozostałych osób
Uczestnicy otrzymają komplet materiałów dostosowanych do programu zajęć.
Po zakończeniu kursu uczestnicy otrzymują zaświadczenia o ukończeniu kursu według wzoru Ministra Edukacji i Nauki.
- Nadesłanie zgłoszenia pocztą, faksem pod numer 94-346-38-27 lub e-mail'em na adres szkolenia@koszalin.skwp.pl
- Dokonanie wpłaty na rachunek nr 40 1500 1096 1214 7000 8566 0000 lub gotówką w siedzibie Oddziału Okręgowego SKwP w Koszalinie przy ul. Zwycięstwa 148.
W momencie ustalenia terminu szkolenia prosimy o wpłatę zadatku 200 zł. lub I raty lub wpłatę całości. Rezygnację należy składać pisemnie na adres szkolenia@koszalin.skwp.pl najpóźniej 1 tyg. przed rozpoczęciem kursu (w przypadku osób, które uiściły zadatek a nie dotrzymały terminu rezygnacji lub nie będą uczestniczyły w zajęciach wpłata nie zostanie zwrócona).
